Vielleicht ist es nur eine typisch österreichische Eigenheit. Ich habe jedenfalls den Eindruck, dass unsere Kunden am liebsten sofort mit der Suche nach neuen Mitarbeitern starten als zuvor Zeit und Mühe in die Planung zu investieren. Wie so häufig ist aber auch im Recruiting die Planungsphase erfolgskritisch und darf keinesfalls übersprungen werden. Ganz am Beginn der Planung steht die Bedarfsklärung.

Ist eine bestehende Stelle nachzubesetzen (= Ersatzbedarf), muss meist schnell gehandelt werden. Hier ist das Risiko, dem Wunsch der Führungskraft nachzugeben, nicht lange zu planen und zu analysieren, sondern gleich mit der Suche zu beginnen, besonders hoch. Klassische Aufforderung: „Sie kennen ja die Stelle – also starten Sie bitte gleich mit der Suche!“

Auch bei einer neu geschaffenen Stelle ist es manchmal eilig (z.B. wenn man Mitarbeiter benötigt, um einen soeben erhaltenen Auftrag erledigen zu können. Weniger Eile ist hingegen erforderlich, wenn es darum geht, den langfristigen Personalbedarf zu decken und z.B. zukünftiges Führungs- und Expertenpotenzial aufzubauen.

Ich bin immer wieder erstaunt, wenn Führungskräfte wenige Wochen vor der Pensionierung eines Beschäftigten realisieren, dass eine Nachbesetzung erforderlich ist. Und plötzlich „brennt es“. Meistens höre ich dann von der zu ersetzenden Fachkraft, dass man die Führungskraft schon Monate davor immer wieder auf den Pensionierungsstichtag hingewiesen hat.

Durch ein effizientes Personalmanagement lässt es sich zwar nicht verhindern, aber doch die Gefahr verringern, dass man immer wieder ad hoc und ungeplant vor einem Rekrutierungs-bedarf steht – mit allen negativen Konsequenzen wie Fehlbesetzungen oder Kandidaten „zweiter Wahl“. Daher sollte die Planung des Ersatz- und Erweiterungsbedarfs nicht im Alltagsgeschäft untergehen, sondern fixer Bestandteil des firmeninternen Personal-managements sein.

Folgenden Fragen sollte man bei der Bedarfsanalyse stellen und beantworten:

1. Ersatzbedarf

Bei einer Nachbesetzung sind vor allem folgende Punkte von Interesse:

Ursache für den Personalbedarf

• Interne Umstrukturierung – wenn ja, inwiefern ändert sich dadurch vielleicht auch die zu besetzende Stelle?
• Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber/Konkurrenzunternehmen – wenn ja, warum (höheres Gehalt, besseres Image, bessere Karrierechancen, Expansion usw.) und Konsequenzen für das eigene Unternehmen bzw. die Stelle?
• Pensionierung?
• Fehlbesetzung – wenn ja, lag es an dem Mitarbeiter oder muss die Stelle selbst neu konzipiert werden?

Bestandsaufnahme und Veränderungsmöglichkeit:

• Inwieweit ist die Aufgabenerfüllung für die Realisierung des zukünftigen Organisationszieles von Bedeutung?
• Ist eine interne Veränderung der Aufgabenzuteilung möglich und sinnvoll?

Handlungserfordernis und Dringlichkeit:

• Wie wichtig ist die Stelle für die Aufrechterhaltung des Betriebs?
• Welche Opportunitätskosten entstehen durch eine nicht zeitgemäße Besetzung der Stelle?
• In welchem Ausmaß und wie lange können andere Mitarbeiter Aufgabenbereiche der offenen Stelle (mit-) übernehmen?
• Welche Konsequenzen hätte eine Nicht-Besetzung der Stelle?

2. Erweiterungsbedarf

Hier ist zwischen folgenden zwei Bedarfssituationen zu unterscheiden:

• Einer neu geschaffenen Stelle, die akut zu besetzen ist: So wie beim Ersatzbedarf ist es auch in diesem Fall zielführend, möglichst noch einmal die Punkte „Bestandsaufnahme und Veränderungsmöglichkeit“ sowie „Handlungserfordernis und Dringlichkeit“ durchzugehen.
• Dem längerfristigen Bedarf – sei es, weil sich ein kontinuierlicher Auftragszuwachs abzeichnet und die bisherigen Mitarbeiter allmählich an ihre Leistungsgrenzen stoßen, oder weil neue, qualifizierte Mitarbeiter gesucht werden, die längerfristig in eine Führungs- oder Expertenrolle hineinwachsen sollen. Hier ist der Zeithorizont etwas weiter gesteckt, da kein unmittelbarer Bedarf gegeben ist. Auch die Herangehensweise unterscheidet sich: Unter Umständen sind andere Suchwege erforderlich und – weil es nicht so schnell gehen muss – auch zeitlich möglich.

In meinem nächsten Blog-Beitrag werde ich mich mit dem nächsten Schritt in der Planungsphase eines Recruiting-Projekts befassen – der Stellenanalyse.

Gerhard Habitzl & Ihr Team der PersonalBasis

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