Woran erkenne ich einen guten Personalberater?

Mittlerweile umfasst das Angebot von Unternehmensberatungen im Human Resources Management eine riesige Palette unterschiedlichster Dienstleistungen, wie z.B. Beratung im Bereich von Kompetenzen-Management, Performance Management, Lohn- und Gehaltssysteme und -studien, um nur einige zu nennen.

Ebenfalls zum Fachverband der Unternehmensberater gehörend, haben sich die klassischen Personalberatungen (inkl. Executive Search bzw. Headhunting-Firmen) seit Jahrzehnten auf die Suche und Auswahl von Mitarbeiter:innen für Ihre Kund:innen spezialisiert. Dieser Beratungszweig ist wahrscheinlich der Älteste auf dem Gebiet der Human Resources Management Unternehmensberatung. 

Wir wollen Ihnen eine Hilfestellung geben zu erkennen, ob ein klassischer Personalberater eine gute, qualitativ hochwertige Dienstleistung erbringt.

Die Suche und Auswahl von Mitarbeiter:innen ist im Bereich der Sozialwissenschaften ein besonders gut erforschtes Fachgebiet. Ein professionell arbeitender Personalberater berücksichtigt die aktuellsten Forschungsergebnisse. Für die Kundin/den Kunden ist das unter anderem erkennbar an folgenden Merkmalen:

1. Sehr genaue, ausführliche Stellenanalyse

Die exakte Beschreibung der Stelle und der Anforderungen, welche sich aus der Stelle für die/den Stelleninhaber:in ergeben, ist die unverzichtbare Basis für eine erfolgreiche Stellenbesetzung. Achten Sie daher darauf, dass

• die/der Berater:in sich Zeit für ein ausführliches Interview/Beratungsgespräch am Beginn des Recruiting-Prozesses nimmt
• eine klare, ausführliche Beschreibung der Stelle (= Stellenprofil) und der Anforderungen (Anforderungsprofil) erstellt und übermittelt wird. Bestehen Sie darauf – Sie zahlen ja auch dafür! Tipp: Lassen Sie sich die Dokumente im Word-Format schicken. Damit haben Sie gleich eine Vorlage für die zukünftige Beschreibung anderer Stellen ihres Unternehmens.
• Eine Beschreibung der Attraktivitätsfaktoren der Stelle und Ihres Unternehmens. Diese gibt Antworten auf die Fragen, warum sich ein:e Kandidat:in gerade für diese Stelle bzw. für ihr Unternehmen bewerben soll.

 2. Die Definition einer Suchstrategie

Je schwieriger es ist, Bewerber:innen für eine offene Stelle zu finden, desto größer muss die Anzahl an Suchkanälen sein. Und ehrlich – für welche Stelle findet man heutzutage leicht viele Bewerber:innen? Im Ergebnis muss die Suchstrategie einen ausreichend großen Bewerber:innen-Pool schaffen.

Für Top-Management-Funktionen verweisen Executive Search Firmen (Headhunter) gerne auf die prall gefüllte Datenbank. Unser Tipp: lassen Sie sich damit nicht abspeisen. Die Vorstandsetagen sind voll mit Manager:innen, die aus den immer gleichen Netzwerken und Beraterdatenbanken gespeist werden. Bestehen Sie auf eine ordentliche Stellenausschreibung über mehrere Suchkanäle. Sie werden erstaunt sein, wie viele Kandidat:innen sich melden. Stichwort: „Jeder möchte gerne Chef sein“. Und je größer der Pool an Kandidat:innen, desto größer die Chance für eine perfekte Besetzung! Top-Dienstleister:innen geben Ihre Kund:innen volle Transparenz über alle Kandidat:innen, die sich beworben haben, indem Sie für die Kund:innen einen Zugang zu den Kandidat:innen über ein „Kund:innenportal“ der Bewerbermanagement-Software ermöglichen.

3. Auswahlstrategie

Ein Bewerbungsgespräch ist nicht genug, auch wenn es zumindest teilstrukturiert, von zwei Interviewer:innen und mit vorbereiteten Frage- und Aufgabenstellungen geführt wird. Wissenschaft und Praxis haben gezeigt, dass ein mehrstufiges, maßgeschneidertes Auswahlverfahren die beste Prognose für den zukünftigen Erfolg der neuen Arbeitskraft liefern kann. Top Personalberater:innen bieten daher zusätzlich zu den üblichen Methoden, wie Analyse der schriftlichen Bewerbungsunterlagen und Bewerbungsgespräch, auch Leistungstests, Persönlichkeitstest, Einzel- und/oder Gruppen-Assessments und Referenzchecks an und führen diese Auswahlschritte auch routiniert durch. Wenn ein:e Personalberater:in das dafür notwendige Know-How nicht besitzt, sollten Sie sich auf die Suche nach einer/einem neuen Dienstleister:in machen.

Im Ergebnis muss ein Kandidat:innenprofil vorliegen, welches mit dem zuvor erarbeiteten Anforderungsprofil abgeglichen wurde. Werden alle Anforderungen erfüllt? Welche nicht bzw. welche Kompetenzen bringt ein:e Kandidat:in mit, die in der derzeitig definierten Stelle gar nicht benötigt werden? Ein übersichtlicher Auswertungsreport sollte jedenfalls für alle Personen, die in die engere Wahl genommen werden („Short-List“), geliefert werden.

4. Ein schneller, transparenter und geplanter Prozess und eine attraktive „Candidate Experience“

„Wir starten einmal mit der Suche und wenn wir geeignete Kandidat:innen gefunden haben, melden wir uns wieder“.

Auch wenn Sie diesen Satz hören, sollten Sie sich auf die Suche nach einer/einem neuen Personalberater:in machen. Oder ist diese Aussage für Sie als Kund:in befriedigend? Wahrscheinlich nicht.

Professionelles Recruiting

• definiert die einzelnen Phasen des Such- und Auswahlprozesses
• plant im Vorhinein die Termine und stimmt diese mit allen Beteiligten ab
• berichtet zumindest wöchentlich über den aktuellen Status des Projekts
• schafft volle Transparenz über die Kandidat:innen im Auswahlprozess
• bezieht Sie als Kund:in in den wesentlichen Phasen mit ein
• stellt einen möglichst schnellen Prozess sicher (die besten Kandidat:innen sind nur kurz am Arbeitsmarkt verfügbar!)

Achten Sie auch darauf, was ihr:e Berater:in tut, damit sich die Kandidat:innen im Prozess wohl fühlt. Wie wertschätzend, wie häufig und wie zeitnah wird mit den Kandidat:innen kommuniziert? Werden versprochene Termine auch eingehalten? Wie transparent ist der gesamte Prozess vom Beginn an für die Bewerber:innen? Wie schnell läuft der Prozess ab? Wie und wann wird abgesagt?

Zum Abschluss geben wir Ihnen noch den Tipp, sich genau erklären zu lassen, wofür Sie wieviel bezahlen. Nicht alle Personalberater:innen bieten pauschal (%-Satz vom Jahresbrutto) an. Es gibt auch Personal-Berater:innen, die detailliert aufschlüsseln, welche Leistungen wieviel Aufwand verursachen und welche den voraussichtlichen Gesamtaufwand leistungsorientiert planen. Aus unserer Sicht ist das ein faireres Modell. Oder können Sie mir sagen, warum die Besetzung einer Vorstandsfunktion um ein Vielfaches teurer ist als die Besetzung einer kaufmännischen Sachbearbeiter-Funktion, wenn im ersten Fall aus 15 und im zweiten Fall aus 50 Kandidat:innen selektiert wird?